公開發行公司出席股東會使用之委託書，其格式內容應包括填表須知、股東委託行使事項及股東、徵求人、受託代理人基本資料等項目，並於寄發或以電子文件傳送股東會召集通知時同時附送股東。
公開發行公司出席股東會使用委託書之用紙，以公司印發者為限；公司寄發或以電子文件傳送委託書用紙予所有股東，應於同日為之。
收到時封面
如上圖所示：
1、 收件人名字、地址
2、寄出公司及其股務代理人地址
3、其它標示，像此通知書上，就有補單，特別註明，除此之外常見還有這種
說明有無發送紀念品等
收到通知書時，在某一面會註明這一次開會的時間、地點、討論內容及董監改選等，讓投資人在拿到通知書的同時了解此次股東會有目的進而參與此次股東會，如下圖所示
然而當投資人為了影響某一項議案或是主導公司營運，都要有一定程度的股東，反映在股東會中即是要有一定的股權支持，然而當手中持股不足時，為了達到目的， 根據規定無論自行徵求還是委託股務代理部以公告、廣告、牌示、廣播、電傳視訊、信函、電話、發表會、說明會、拜訪、詢問等方式取得委託書藉以出席股東會之行為，即被稱為徵求，而當股務代理部接受委託要要徵求通知書時，會印在通知書上告訴投資人，是誰在徵求通知書如下圖(一)，及接受徵求地點如下圖二：
目前台灣最大的三家委託書徵求公司分別為：
全通事務處理股份有限公司http://www.acsc.com.tw/
行動app：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.livebricks.index.chuentung&hl=zh_TW
長龍會議顧問公司http://www.clco.com.tw/
行動app：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.app.changlungapp&hl=zh_TW
聯洲企管顧問股份有限公司https://www.lccco.tw/
注意事項：
提醒投資人該注意的事情通常包括：
1、 紀念品有無
2、 徵求方式提醒
3、 紀念品領取方式
4、 其它注意事項。
以下提供兩張不同公司的注意事項供投資人比較：
值得注意的是
1、領取紀念品的地點，最少一個(股東會地點)，最多二個(股務代理部)，若要領取紀念品，請注意兩者的領取時間及地點的不同。
2、 電子投票若要領取紀念品則依其公司規定
股東常會簽到卡及委託書
通常會印在同一張上面，左邊是出席簽到卡，右邊是委託書，少部份會有兌換品簽章處，防止某些投資人鑽漏洞一領再領，如下圖
若是有意親自出席領取紀念品的投資人取下左邊簽到卡，於股東會召開時，親自出席，領取如下圖：
若有事或距離太遠無法親自出席者則，蓋章後請人幫忙領取
記著要蓋章
在這裡提醒投資人無論那種方式領取，皆是認單不認人，也就是說只要持有單據無論是否是本人皆可以領取。
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